En la reunión, ya sea individual o grupal se sugiere seguir las siguientes etapas:
1. Generar un ambiente acogedor al recibir al o los apoderados/as y comenzar la entrevista.
2. Decir que el motivo de la entrevista es para dar a conocer los logros académicos, personales y sociales que van teniendo sus hijos/as en Educación Inicial (se muestran trabajos realizados por ellos/as y principales aprendizajes) y luego se manifiesta la preocupación por las inasistencias, haciendo énfasis en su relación directa con la adquisición de aprendizajes.
3. Luego se muestra el Plan de Éxito y se les pide que completen el enunciado con el nombre de su hijo/a y se explica el semáforo (ver formato Plan de Éxito).
4. Para el primer punto de este cuadro, la educadora debe saber de antemano la cantidad de días de clases transcurridos hasta la fecha e invita a los apoderados/as a completar “el número de días de clases que llevamos hasta hoy es...".
5. Luego le pregunta al/los apoderados/as si saben cuántos días se ha ausentado su hijo/a en ese periodo. Para esta parte es fundamental facilitar el libro de asistencia a clases para que ellos/as mismos cuenten la cantidad de días ausentes desde marzo a la fecha y posteriormente se les pide que completen "de esos días, mi hijo/a estuvo ausente...".
6. Se comenta que si su hijo/a falta 18 días o más en el año escolar completo presentaría Ausentismo Crónico, lo que puede traer consecuencias en los aprendizajes tanto en el presente como en el futuro.
7. Enseguida, se le pide al apoderado/a que se fije una meta de cuántos días como máximo puede faltar su hijo/a en el resto del año para que no caiga en la categoría de Ausentismo Crónico. Se sugiere preguntar por qué su hijo/a falta a clases, para que las acciones a las que se comprometan tengan relación con las causas de su ausentismo.
8. Por último, se pide a los apoderados/as que realicen un plan para lograr la meta que se propusieron con una o más acciones que ellos consideren pertinentes.